Kotkan Kauppatie ry, säännöt

1. Yhdistyksen nimi ja kotipaikka

Yhdistyksen nimi on "Kotkan Kauppatie" ry ja sen kotipaikka on Kotkan kaupunki.

2. Tarkoitus ja toiminnan laatu

Yhdistyksen tarkoituksena on edistää Kotkan kaupunkikeskustojen ja kaupallisten keskusten elävyyttä ja viihtyisyyttä sekä toimia niissä toimivien yritysten ja yhteisöjen toimintamahdollisuuksien kehittäjänä. Yhdistys edistää toiminta-alueellaan jäsentensä yhteistoimintaa ja parantaa jäsenten yleisiä toimintaedellytyksiä sekä lisää Kotkan tunnettavuutta.

Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys koordinoi Kotkan kaupunkikeskustojen ja kaupallisten keskusten toiminnallista kehittämistä ja niissä tapahtuvaa toimintaa, opastaa keskuksissa toimivia ammatinharjoittajia, yrityksiä ja yhteisöjä ja suunnittelee yhdessä yrittäjien kanssa toimintaohjeet ja valvoo toimintaohjeiden noudattamista. Yhdistys voi tehdä aloitteita keskustojen fyysiseksi kehittämiseksi. Yhdistys tiedottaa toiminnastaan ja kaupunki- ja kaupallisten keskusten tapahtumista. Yhdistys voi järjestää neuvottelutilaisuuksia, koulutusta ja tiedotustilaisuuksia, neuvontaa, ohjelmallisia tapahtumia sekä harjoittaa alaansa liittyvää julkaisutoimintaa.

Toimintansa tukemiseksi yhdistys voi ottaa vastaan lahjoituksia, omistaa toimintaansa varten tarpeellista kiinteää ja irtainta omaisuutta sekä vuokrata mainos- ja tilapäistä myyntitilaa kaupunkikeskuksista ja kaupallisista keskuksista sekä niiden ulkopuolelta.

3. Jäsenet

Yhdistyksen jäseniksi voivat liittyä kaikki Kotkassa toimivat yksityiset ammatinharjoittajat ja yrittäjät sekä oikeuskelpoiset yhtiöt, yhteisöt tai julkiset laitokset, jotka hyväksyvät yhdistyksen tarkoituksen ja säännöt. Jäsenet hyväksyy hakemuksesta yhdistyksen hallitus.

4. Jäsenen eroaminen ja erottaminen

Jäsenellä on oikeus erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka ilmoittamalla erosta yhdistyksen kokouksessa merkittäväksi pöytäkirjaan.

Hallitus voi erottaa jäsenen yhdistyksestä, jos jäsen on jättänyt erääntyneen jäsen- tai yhteistoimintamaksunsa maksamatta tai muuten jättänyt täyttämättä ne velvoitukset, joihin hän on yhdistykseen liittymällä sitoutunut tai on menettelyllään yhdistyksessä tai sen ulkopuolella huomattavasti vahingoittanut yhdistystä tai ei enää täytä laissa taikka yhdistyksen säännöissä mainittuja jäsenyyden ehtoja.

5. Liittymis- ja jäsenmaksu

Jäseniltä perittävän liittymismaksun, vuotuisen jäsen- ja yhteistoimintamaksun suuruudesta päättää kevätkokous.

6. Hallitus ja toiminnanjohtaja

Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluvat vuosikokouksessa valitut puheenjohtaja ja yhdeksän jäsentä ja heidän poissa ollessaan heidän henkilökohtaiset varajäsenensä.

Puheenjohtajan toimikausi on kaksi tilikautta. Hallituksen muiden jäsenten toimikausi on neljä tilikautta siten, että neljä hallituksen jäsenistä on erovuoroisia ensimmäisen kaksivuotiskauden jälkeen. Erovuoroiset ensimmäiselle kaksivuotiskaudelle valitaan arvalla hallituksen vaalin yhteydessä.

Loput hallituksen jäsenistä ovat erovuoroisia seuraavassa vuosikokouksessa.

Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan sekä ottaa keskuudestaan tai ulkopuolelta muut tarvittavat toimihenkilöt. Hallitus valitsee myös yhdistyksen toiminnanjohtajan, joka toimii myös hallituksen kokousten sihteerinä.

Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheen-johtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta tai kun vähintään kolmannes hallituksen jäsenistä sitä kirjallisesti vaatii.

Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan luettuna on läsnä. Äänestykset ratkaistaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.

7. Yhdistyksen nimen kirjoittaminen

Yhdistyksen nimen kirjoittaa aina kaksi seuraavista yhdessä: hallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, hallituksen jäsen ja toiminnanjohtaja.

8. Tilikausi ja tilintarkastus

Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi.

Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomus on annettava tilintarkastajille viimeistään kolme viikkoa ennen kevätkokousta. Tilintarkastajien tulee antaa kirjallinen lausuntonsa viimeistään kaksi viikkoa ennen kevätkokousta hallitukselle.

9. Yhdistyksen kokoukset

Yhdistyksen vuosikokous pidetään joka toinen vuosi hallituksen määräämänä päivänä loka-joulukuussa. Yhdistyksen kevätkokous pidetään vuosittain hallituksen määräämänä päivänä helmi-huhtikuussa.

Ylimääräinen kokous pidetään, kun yhdistyksen kokous niin päättää tai kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään kymmenesosa (1/10) yhdistyksen äänioikeutetuista jäsenistä sitä hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii. Kokous on pidettävä kolmenkymmenen vuorokauden kuluessa siitä, kun vaatimus sen pitämisestä on esitetty hallitukselle.

Yhdistyksen kokouksissa on jokaisella jäsenellä yksi ääni. Jäsenyhteisön ääntä käyttää sen nimeämä edustaja.

Yhdistyksen kokouksen päätökseksi tulee, ellei säännöissä ole toisin määrätty, se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänestykset ratkaistaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.

10. Yhdistyksen kokousten koollekutsuminen

Hallituksen on kutsuttava yhdistyksen kokoukset koolle vähintään seitsemän vuorokautta ennen kokousta joko jäsenille postitetuilla kirjeillä, sähköpostilla tai jäsentiedotteella.

11. Vuosikokous ja kevätkokous

Yhdistyksen vuosikokouksessa käsiteltävät asiat:

1. Kokouksen avaus

2. Valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja kaksi ääntenlaskijaa

3. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus

4. Hyväksytään kokouksen työjärjestys

5. Valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut jäsenet erovuoroisten tilalle

6. Valitaan yksi tilintarkastusyhteisö tai kaksi tilintarkastajaa ja varatilintarkastajat

7. Käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat

8. Kokouksen päättäminen 

Yhdistyksen kevätkokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1. Kokouksen avaus

2. Valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja kaksi ääntenlaskijaa

3. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus

4. Hyväksytään kokouksen työjärjestys

5. Esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja tilintarkastajien lausunto

6. Päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille

7. Vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä liittymis-, jäsen- ja yhteistoimintamaksun suuruus

8. Käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat

9. Kokouksen päättäminen

Mikäli yhdistyksen jäsen haluaa saada jonkin asian yhdistyksen vuosi- tai kevätkokouksen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti hallitukselle niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.

12. Sääntöjen muuttaminen ja yhdistyksen purkaminen

Päätös sääntöjen muuttamisesta ja yhdistyksen purkamisesta on tehtävä yhdistyksen kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta.

Yhdistyksen purkautuessa käytetään yhdistyksen varat yhdistyksen tarkoituksen edistämiseen purkamisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla. Yhdistyksen tullessa lakkautetuksi käytetään sen varat samaan tarkoitukseen.