Tietosuojaseloste

 
 

Henkilötietolain (523/99) 10 §
EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679

Laadittu 23.5.2018

1. Rekisterinpitäjä

Kotkan Kauppatie ry

2. Rekisterin nimi

Kotkan Kauppatien asiakas- ja markkinointirekisteri

3. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Yhteyshenkilö: 
Virpi Ylä-Outinen-Ahola
Kotkan Kauppatie ry
Kauppakatu 2
48100 Kotka
0443440182
info(@)kotkankauppatie.fi

4. Rekisterin käyttötarkoitus

Rekisteriä käytetään asiakassuhteen ylläpitoon ja hoitoon, suoramarkkinointiin, uutiskirjeen ja tiedotteiden lähettämiseen.  Kotkan Kauppatie kerää henkilötietoja ennen kaikkea suoraan käyttäjiltä itseltään. Henkilötietoja voidaan kerätä myös eri markkinointitoimenpiteiden, kuten kilpailujen, arvontojen ja palautekyselyjen yhteydessä.

Voimme päivittää rekisteriä julkisista ja yksityisistä rekistereistä saatavilla tiedoilla, kuten muuttuneilla osoitetiedoilla. Käsittely perustuu asiakassuhteen hoitamiseen, rekisteröidyn suostumukseen tai rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttamiseksi.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä käsitellään rekisterin käyttötarkoituksen mukaisia tarpeellisia tietoja:

  • Yhteystiedot: yrityksen nimi, yhteyshenkilön nimi, osoite, laskutusosoite, sähköposti, puhelinnumero
  • asiakkailta ja jäseniltä Y-tunnus/henkilötunnus ja laskutukseen liittyviä tietoja
  • Muut asiakkaan itse antamat tiedot

6. Tietolähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään jäseneksi liittymisen, torikauppa-asiakkaaksi tulemisen ja henkilökohtaisten tapaamisten yhteydessä.

7. Tietojen luovutus ja siirto

Tietoja ei luovuteta ilman rekisteröidyn lupaa muuten kuin lain sallimissa ja velvoittamissa rajoissa tai viranomaisten vaatimusten edellyttämällä tavalla.

Kotkan Kauppatie voi käyttää MailChimp -sähköpostipalvelua viestinnässään. MailChimp on yhdysvaltalainen yhtiö, jolloin henkilötietoja siirtyy Euroopan Unionin ulkopuolelle. Henkilötiedot ovat kuitenkin suojattuna henkilötietolain edellyttämällä tavalla. Rekisteriä on mahdollista säilyttää Dropbox-pilvipalvelussa.

8. Tietojen säilytysaika

Rekisterinpitäjä säilyttää tietoja vain niin kauan, kun on tarpeen rekisterin käyttötarkoituksen kannalta. Samoja henkilötietojasi voimme säilyttää useassa paikassa eri käyttötarkoituksiin. Vaikka peruuttaisit suostumuksen henkilötietojen käsittelyyn esimerkiksi suoramarkkinoinnin osalta, voimme säilyttää tietoja muihin tarkoituksiin, joihin henkilötietojasi vielä tarvitaan.

9. Rekisterin suojaus

Tietokannat, joihin tietoja tallennetaan, ovat teknisesti ja fyysisesti suojattu, siten ettei ulkopuolella ole niihin pääsyä. Pääsy tietoihin on vain niillä, joilla se on tarpeen työtehtävien hoitamiseksi.

10. Tarkastus- ja korjausoikeus, sekä oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa perua markkinointiviestien lähetyksen.

Huomioithan, että vaikka peruutat suostumuksen ja käsittely sen osalta keskeytetään, tietojasi voi säilyä käytettäväksi muihin tarkoituksiin. Näitä voivat olla esimerkiksi lakiin ja sopimukseen perustuvat käsittelyperusteet.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä rekisteriin on talletettu, oikeus vaatia virheellisen henkilötiedon korjaamista ja oikeus saada tietonsa poistetuksi rekisteristä.

Tarkastus-, korjaus- tai poistopyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.

11. Siirto- ja kielto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, ja käsittely suoritetaan automaattisesti.

Rekisteröidyllä EU:n tietosuoja-asetuksen 18 artiklan mukainen oikeus tietojen käsittelyn rajoittamiseen.

12. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Rekisterinpitäjä pidättää oikeuden päivittää ja muuttaa tietosuojaselostetta. Lainsäädännön niin vaatiessa ilmoitamme siitä rekisteröidyille.